Dossier papier ou électronique

Le dossier d'un agent peut être géré sous format papier. Il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir :

• de documents établis sur support papier et numérisés,

• ou de documents produits directement sous forme électronique.

En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports, selon le mode de gestion choisi par l'administration. Le dossier individuel est unique.

Passage au dossier électronique

Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par décision de l'autorité administrative après avis du comité technique.

Cette décision fixe la ul des documents et les catégories de personnels concernés, ainsi que le calendrier de mise en œuvre de cette gestion.

Transfert du dossier

En cas de détachement ou de mise à disposition de l'agent, le dossier (papier ou électronique) reste géré par l'administration d'origine. L'administration d'accueil lui transmet sans délai les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.

En cas de mutation ou d'intégration du fonctionnaire ou d'embauche de l'agent contractuel par une autre administration, le dossier est transféré à l'administration d'accueil.

Lorsque le dossier est sur support électronique et que l'administration d'accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous cette forme, l'administration d'origine créé une copie intégrale du dossier électronique de l'agent concerné sur support papier et la lui transmet. Le dossier électronique est alors détruit dans le délai que s'est fixé l'administration lors de son passage aux dossiers électroniques.